5th International Instructional Technologies & Teacher Education Symposium Logo

Elektronik Belge Yönetim Sistemi Kullanımında Çoklu Görev Davranışlarının İncelenmesi

Arife Anayurt

[email protected], ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ

Emine Şendurur

[email protected], ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ

Bu çalışmada, Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ni (EBYS) kullanıcılarının kendilerine verilen görevleri yerine getirirken maruz kaldıkları çoklu görev durumlarındaki davranışlarını incelemek amaçlanmıştır. Katılımcılar, verilen görevlerle ilgilenirken kurmaca birkaç çoklu görev durumu oluşturulmuştur. Bu esnada görev sürecinin nasıl etkilendiği analiz edilmiştir. Gözlem formu ve ekran kaydı alınarak çalışanların günlük işlerinin yanında ortama dahil edilen diğer görevlere verilen tepkiler, çalışmanın tamamlanma hızı, yapılan hatalar ve karar verme aşamalarında hangi alternatifi tercih ettikleri tespit edilmiştir. Kamu kurumunda çalışan 6 kadın, 4 erkekten oluşan toplam 10 katılımcı EBYS’de deneyimli ve deneyimsiz olmak üzere iki gruba ayrılarak EBYS üzerinden iki farklı görev verilmiş, tamamlamaları istenmiş ve karşılaştırma yapılmıştır. Çalışma yapılmadan önce belirlenen görevler için görev analizi hazırlanmış, çalışma esnasında gözlem, ekran kaydı ile birlikte kamera kaydı alınmış, toplanan verilerden temalar çıkarılarak bağlantılı kodlar oluşturulmuştur. Tema ve kodlar Excel aracı kullanılarak analiz edilmiş, analiz edilen veriler sonucunda çoklu görev davranışı sergilemeyen katılımcılar diğer işe yönelirken devam ettikleri işi bıraktıkları otomatikleşmiş görevlerde ise işlemi bölmeden devam ettirdikleri, karar verme aşaması bulunan bölümlerde işlem bölünerek ortama dahil edilen diğer görevlere yöneldikleri veya diğer görevi dikkate almadan işlemlerime devam ettikleri gözlemlenmiştir. Araştırmada birinci gruptaki katılımcıların EBYS üzerinden verilen yazı görevini yerine getirirken ortama dahil edilen dahili telefona, cep telefonu aramasına veya mesajlara cevap vermek istediklerinde hatalar yaparak ikinci görevi yürütebildikleri, bazı katılımcıların verilen yazı görevini yarım bırakarak diğer göreve geçtikleri, bazı katılımcıların ise sonradan dahil edilen görevi dikkate almadan EBYS üzerinden verilen göreve devam ettikleri fark edilmiş, ancak sağlıklı olarak görevlerin birlikte yürütülemediği sonuçlarına ulaşılmıştır. İkinci gruba EBYS üzerinden klasör oluşturma, evrak dosyalama ve klasör adı değiştirme görevleri dört aşamalı olarak verilmiş, ortama dahil edilen dahili telefon, cep telefonu aramasına veya mesajlara verilen tepkiler diğer gruba göre daha az bölüneceği düşünülmüş sonuçlara bakıldığında birinci gruptaki katılımcıların verdiği tepkilerle ikinci gruptaki katılımcıların verdiği tepkilerde farklılık gözlemlenmemiştir.

Keywords

EBYS, çoklu görev, otomatikleşme