5th International Instructional Technologies & Teacher Education Symposium Logo

Elektronik Belge Yönetim Sistemine Yönelik Eğitici Videoların Hazırlanması

Ali Gök

[email protected], Mersin Üniversitesi

Berrin Doğusoy

[email protected], Mersin Üniversitesi

Erman Uzun

[email protected], Mersin Üniversitesi

Son yıllarda teknolojinin hayatımızın her alanında yer almasıyla birlikte devlet kurumlarında da teknolojik çözümler kullanılmaya başlanmıştır. Kurum içi ve kurumlar arası yazışmaların yoğunluğu düşünüldüğünde bu yazışmaların oluşturulması, dağıtılması, yönetimi ve arşivlenmesi açısından birçok kurumda Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) kullanılmaya başlanmıştır. Bu sayede belgeler, dilekçeler ve yazışmalar elektronik olarak bilgisayarlarda hazırlanarak kurum içi ve kurumlar arası iletişimi ve bürokrasiyi hızlandırılmıştır. Ayrıca EBYS aracılığıyla belgeler elektronik imza (e-imza) şeklinde imzalanarak yazışmaların imza bekleme süreleri de azaltılmıştır. Mersin Üniversitesi’nde 2016 yılı itibarı ile tüm yazışmalar EBYS üzerinden yürütmeye başlanmış ve tüm personele eğitim verilerek bu sistemi kullanmaları sağlanmıştır. Ancak bir yıllık kullanım süresine rağmen, Mersin Üniversitesi idari ve akademik personelinin, bu sistemi kullanırken çeşitli zorluklarla karşılaşmaları  EBYS ile ilgili problemlerin çözülmesinde eğitici videoların hazırlanması gereğini ortaya çıkarmaktadır. Bu çalışmanın amacı; Mersin Üniversitesi bünyesinde kullanılan EBYS ile ilgili idari ve akademik personelin ihtiyaç duyduğu konularda eğitim videolarının tasarlanıp geliştirilmesi ve bu videoların etkinliğinin ölçülmesidir. Çalışmada tasarım ve geliştirme araştırma modeli temel alınmış olup ürün ve araç araştırması kapsamında analiz, ürün geliştirme süreçleri ve son ürün değerlendirme aşamaları takip edilmiştir (Richey ve Klein, 2007; Mutlu, 2016). Videolar Mersin Üniversitesi, Bilgisayar ve Öğretim Teknolojileri Eğitimi Bölümü (BÖTE) öğretmen adayları (3.sınıf öğrencileri) tarafından “Çoklu Ortam Tasarımı ve Üretimi” dersi kapsamında, Mayer (2009) tarafından öne sürülen Çoklu Ortamla Öğrenmenin Bilişsel Kuramı dikkate alarak tasarlanmıştır. Bu kuramda öne sürülen tutarlılık, dikkat çekme, gereksizlik, konumsal yakınlık, zamansal yakınlık, parçalara bölme, ön-alıştırma, biçim, çoklu ortam, kişiselleştirme, ses ve resim ilkeleri video geliştirme süreçlerinde temel alınmıştır. Öncelikle üniversiteye bağlı 32 idari ve akademik birimde çalışan birer personelle EBYS ile ilgili konuları belirlemek amacıyla ihtiyaç analizi yapılmıştır. Ortaya çıkan konular üniversitenin EBYS birimi tarafından incelenerek hazırlanacak videolar için konu başlıklarına son hali verilmiştir. Videoların tasarlanmasında Camtasia ve Adobe Captivate video düzenleme yazılımları kullanılmıştır. Videoların hazırlanma sürecinde, uzman görüşü olarak EBYS biriminde çalışan 3 konu uzmanı ile birlikte BÖTE bölümünde çalışan 2 akademisyenin görüşleri alınmıştır. 8 ana grup halinde hazırlanan videolar tamamlandıktan sonra üniversitedeki birimlerden 16 personelle görüşmeler yapılarak videolarla ilgili görüşleri alınacak ve ihtiyaç analizi kapsamında ortaya çıkan beklentilerini karşılama durumları incelenecektir.

Keywords

EBYS, Çoklu Ortamla Öğrenmenin Bilişsel Kuramı, Eğitici Videoların Hazırlanması